Vähennä etätyön kuormitustekijöitä
Julkaistu: 15.3.2019 klo 06:00
Usein etätyö mielletään mahdollisuutena tehdä keskittynyttä työtä, purkaa tehtävälistalle kasaantuntuneita asioita ja sovittaa työtä ja muuta elämää paremmin yhteen. Etätyö ei ole kuitenkaan pelkästään työhyvinvointia lisäävä tekijä ja tee työntekijöistä onnellisempia ja tehokkaampia, vaan etätyön yleistyessä ja kontrolloidun työn vähentyessä on tärkeää kiinnittää huomiota myös etätyön kuormitustekijöihin.
Ennakoin tulevaisuudessa myös etätyön aiheuttaman kuormituksen lisääntyvän, koska suuri vapaus usein lisää vastuunottoa ja tunnollisuutta. Sen myötä joustot työajassa ja -paikassa lisäävät monella jatkuvan tavoitettavissa olemisen tarvetta. Jo nyt moni on online lähes kellon ympäri, joko työssä tai työssä ja vapaa-ajalla. Ajatus siitä, että koko ajan tapahtuu jotakin johon meidän on reagoitava, saattaa ajaa meitä 24/7 ajatteluun ja supertehokkuuden tavoitteluun. Työn itsenäisyyden ja vapauden lisääntyessä, vaatimus hyvälle itsensä johtamiselle kasvaa ja se tarkoittaa myös sitä, että osaamme välillä irtautua työstä ja huolehdimme jaksamisestamme.
Tässä artikkelissa onkin esitetty viisi tärkeää teemaa, joiden avulla voit säätää etätyön kuormitustekijöitä.
Rutiinit
Toiset solahtavat etätyöhön suoraan ja toiset eivät koe sitä itselleen sopivaksi. Kaikki sitä ihan varmasti voivat tehdä, mutta on tärkeää löytää itselleen sopivat rutiinit. Joku nousee sängystä, keittää kahvin ja kahvia hörppiessä käynnistyy työpäivä ja jatkuu siitä luontevasti pyjama päällä siihen saakka, kun normaalisti palaisi työstä kotiin. Toinen kaipaa normaalit aamurituaalit, ikään kuin olisi töihin valmistautumassa, ennen kuin voi käynnistää työpäivänsä. Jollekin sopii se, että luo etäpäiville omat rutiininsa. Ehkä siihen voi kuulua aamukävely tai muu aivoja virittävä liikunnallinen aloitus tai rauhallinen läsnäoloa harjoittava mindfulness-hetki. Tai ehkä mahdollisuus nauttia aamupala lapsen kanssa ja saattaa lapsi kouluun.
Rutiinit helpottavat meitä virittäytymään työmoodiin. Mutta toisaalta myös irtautumaan työmoodista. Päivän aloitusrutiinit monella ehkä muotoutuvat automaattisesti, mutta vielä tärkeämpi saattaa olla kysymys: millaiset rutiinit auttavat sinua päivän päätteeksi irtautumaan työstä ja vaihtamaan vapaalle? Etätyöpäivä voi helposti venähtää pitkäksi, etenkin mikäli kotona ei ole lemmikkejä tai lapsia, jotka usein ”pakottavat” vaihtamaan vapaalle. Päivään voi sisältyä myös muita rutiineja, joita voi muodostua esimerkiksi seuraavissa kohdissa esitellyistä asioista.
Rytmitys
Koostuuko etäpäiväsi samankaltaisesta tekemisestä johon uppoudut koko päiväksi vai onko työn sisällössä vaihtelua? On yksilöllistä, mikä sopii kullekin, mutta kuormittumisen näkökulmasta voi olla hyvä ajatus rytmittää päivää erilaisilla työtehtävillä. Mikäli etäpäivästi on buukattu täyteen skypepalavereja, saatat olla päivän jälkeen aivan puhki.Tai mikäli teet tarkkaa keskittymistä vaativaa ajattelutyötä, joka haastaa aivojasi, voit myös havaita, että energiat ovat päivän lopussa vähissä. Pyri etäpäivässäkin rakentamaan päiväsi sisältöä erilaisilla vaihtelevilla tehtävillä.
Rytmittämistä voi hyödyntää myös erilaisten tilojen hyödyntämisessä. Toisille etätyön autuus on se, että voi uppoutua rauhassa työn tekemiseen keittiön pöydän ääressä. Mutta etätyössäkin on hyvä mahdollisuus hyödyntää erilaisia tunnelmia ja tiloja erilaisten työtehtävien hoitamiseen. Skypepalaverin voisikin ehkä hoitaa mukavasti nojautuolissa pysähtyen oikeasti kuuntelemaan, mitä muilla on sanottavaa tai puhelinpalaverin voisi hoitaa ulkona raittiissa ilmassa kävellen. Sängyllä voisi tuijotella kattoon, kun pitää ratkaista ongelmia tai keksiä jotakin uutta.
Keskittyminen
Keskittymiskyvyn rakoillessa ja hyppiessäsi asiasta toiseen kannattaa kokeilla erilaisia keskittymistä parantavia tekniikoita. Toiset ovat löytäneet apua pomodoro-tekniikasta, toiset ovat kokeneet kelloa vastaan työskentelyn hyödylliseksi. Jälkimmäisessä on kyse siitä, että jollekin työtehtävälle arvioidaan tarvittava aika, mielellään hieman alakanttiin, ja katsotaan saadaanko tehtävä tehtyä annetussa ajassa. Voi myös kokeilla puhelimien ajastimen laittamista hälyttämään 60 tai 90 minuutin päästä ja päättää keskittyä käsillä olevaan asiaan siksi aikaa ja sulkea tuoksi ajaksi kaikki selainikkunat, sähköposti ja puhelin.
Ennen keskittymistä vaativan tehtävän aloittamista voi myös kokeilla rauhoittumista silmät kiinni syvään hengitellen. Palleahengitys on yksinkertaisin ja nopein tapa rentouttaa elimistö ja rauhoittaa laukkaava mieli. Mindfulness-harjoitukset perustuvat myös hengittämiseen ja ylikierroksilla käyvän mielen rauhoittamiseen.
Aivotutkimuksen mukaan aivoillemme olisi hyvä, että työpäivissämme on myös keskittynyttä työskentelyä. Siksi on tärkeää rauhoittaa osa päivästä, laittaa puhelin äänettömälle ja säätää ilmoitukset sähköpostista sekä muista kanavista pois päältä, jotta työskentelymme ei keskeytyisi vähän väliä.
Energia
Muistathan huolehtia energiatasosta? Monet kertovat etäpäivänä uppoutuvansa työhön niin, että lounaat ja tauot unohtuvat. Tauoilla sekä tasaisella verensokerilla varmistamme kuitenkin, että meillä riittää energiaa työpäivän loppuun asti – ja mielellään myös vapaa-ajalle.
Työ, jota tehdään korvien välissä sekä vuorovaikutuksessa muiden kanssa, kuluttaa aivojemme energiavarastoja merkittävästi. Muutenkin aivot ovat elin, joka käyttää nauttimastamme ravinnosta valtaosan. Aivotkin tarvitsevat lepoa ja siitäkin syystä työn rytmittämisellä on tärkeä rooli myös energian hallinnan näkökulmasta, muutama minuutti työtehtävien välissä hengitellen, vettä juoden tai taukoliikuntaa harjoittaen palauttaa, vaikka se ei siltä tuntuisikaan. Työterveyslaitoksen tekemän tutkimuksen mukaan istumisen tauottaminen lisäsi myös työstä palautumista.
Kontaktit
Tarvitsemme etätyössäkin kontakteja työyhteisöön. Mikäli etätyöpäivät ovat yksittäisiä ja muuten näemme kollegoita toimistolla, ei ole haittaa siitä, että kotitoimistolla uppoutuu työkuorman purkamiseen ja keskittymistä vaativiin töihin. Jos kuitenkin teet paljon etänä töitä on tärkeää pitää yhteyttä muuhun työyhteisöön. Etäisyys muusta työyhteisöstä vähentää tutkimusten mukaan vuorovaikutusta sekä muuttaa sitä tehtäväkeskeisemmäksi. Tällöin työkaverit jäävät helposti etäisiksi, eikä heidän puoleensa tule käännyttyä, jos jokin asia työssä mietityttää tai haluaisit jakaa jonkin työhön liittyvän ilonaiheen.
Tarvitsemme siis käytäväkeskustelut myös digitaaliseen ympäristöön, mikäli etätyötä tehdään paljon. Kontaktit kollegoiden kanssa ovat tärkeä työn voimavaratekijä ja mikäli toimintatavat yhteydenpitoon ja ”verkon yli” keskusteluun on luotu, on yhtä helppoa kysäistä työhön liittyvistä asioista, mutta myös jakaa työhön tai muuhun elämään liittyviä iloja ja suruja toisten kanssa. Työn sujuvuuden näkökulmasta on hyödyllistä, että etäisyys ei vaikuta yhteistyöhön ja keskusteluun – ainoastaan tapa olla tekemisissä muun työyhteisön kanssa muuttuu.
Tekstin kirjoittaja Ulla Vilkman on modernin työelämän kehittäjä, tietokirjailija ja Timanttia Consultingin toimitusjohtaja. Hän on kouluttanut ja valmentanut viime vuosina työyhteisöjä liittyen etätyökäytäntöihin, itsensä johtamiseen sekä hajautetun työn, mobiilityön ja monipaikkaisen työn johtamiseen. Ullalta on illmestynyt julkaisut Etäjohtaminen – tulosta joustavalla työllä (Talentum Pro 2016) sekä Hyvän johtamisen työkalupakki (Ideapakka 2017). Lisätietoja www.etajohtaminen.fi
Ulla Vilkman luennoi Work goes happy Helsinki 2019 (#WGH19) -tapahtumassa 26.3. klo 14.25 – 14.45 aiheesta ”Miltä näyttää etätyön tulevaisuus?”
