Työaikajäte – aikamme vitsaus
Julkaistu: 28.2.2017 klo 06:15
Työpaikoilla eletään jätteen keskellä. Sitä syntyy turhista työvaiheista, palavereista, ohjelmistojen tiimalasien tuijottamisesta. Lista on loputon.
Työaikajäte on jotain, mitä ei voi nähdä, se koetaan. Joka päivä. Se nokeaa ajatukset kotona ja töissä, turhauttaa, tuo mustat pilvet työpaikkojen kahvipöytäkeskusteluun, nostaa verenpainetta. Aiheuttaa kansantauteja.
Teemme töitä tietoyhteiskunnassa teollisen maailman toimintatavoilla. Sivutuotteena syntyy jätettä, jota ei osata käsitellä.
Työpaikoilla olisi kyllä kapasiteettia korjata tilanne, mutta keinot uupuvat. Lean-ajattelussa on eväitä jätteenkäsittelyyn ja poistoon. Menemättä sen filosofiaan enempää kerron esimerkkitarinan työaikajätevuoren alle hukkuneesta asiakaspalvelutiimistä.
Joitakin vuosia sitten teollisuudessa toimineen yrityksen asiakaspalvelussa vaihtuvuus oli suurta. Puolen vuoden välein tiimiin jouduttiin rekrytoimaan uusi työntekijä.
Tiedot siitä, miten työt tiimissä tehdään, olivat vain työntekijöiden korvien välissä. Työntekijät uupuivat, kun manuaalisia työvaiheita oli enemmän kuin tarpeeksi. Toiminto päätettiin tehostamisen nimissä siirtää myynnistä osaksi logistiikkaa.
Jotain muutakin piti tehdä, mutta mitä?
Paikalla kävi konsultti periaatteella kertomassa simulointitekniikasta, jossa oli Lean-ajattelun piirteitä. Menetelmää päätettiin kokeilla. Asiakaspalvelun asiantuntijoiden sekä logistiikan muiden työntekijöiden kanssa käytiin todellisten esimerkkitapausten avulla läpi työvaiheet, niiden ongelmakohdat ja päällekkäisyydet. Lopputuloksena asiantuntijat laativat itse työ- ja perehdytysohjeet, integroivat oman toimintansa osaksi koko logistiikan toimintaa sopimalla yhteisistä toimintatavoista, poistivat turhia työvaiheita ja lisäsivät ERP-järjestelmän käyttöä tilausten käsittelyssä.
Kolmen hengen tiimissä työmäärä väheni 30 %:a. Herkullisimmat tulokset saatiin ulkoisessa auditoinnissa. Sen tuloksia purettaessa antoi auditoija erikoismaininnan. Hän ei ollut kuulemma koskaan törmännyt tiimiin, joka oli niin hyvin perillä prosesseistaan ja niiden kehittämisestä.
Jätteenkäsittelytarinoita on muitakin. Mietipä omaa työpäivääsi? Missä pahimmat romuläjäsi syntyvät? Mitä voisit niille tehdä?
Jaana Kettunen
Jaana Kettunen on Kissconsulting Oyn yksinkertaistaja. Yksinkertaistamista tarvitaan niin strategioissa kuin kaikissa toimintatavoissa. Hän kannustaa sinuakin pääsemään eroon työaikajätteestä. Jaana.kettunen@kissconsulting.fi,
