Muutosagentit työyhteisön luottamuksen rakentajina
Julkaistu: 16.8.2019 klo 06:00
Muutosagenttitoimintaa on ollut Suomessa jo pitkään. Monissa työyhteisöissä, kuten Kevalla, toiminnasta on saatu hyviä kokemuksia. Kevan agenteilla eli Kevanteilla on selkeä tarkoitus ja rooli työyhteisön kulttuurin uudistamisessa. On myös työyhteisöjä, joissa muutosagenttitoimintaa ei ole saatu juurrutettua osaksi käytännön toimintaa ja kokeilu on jäänyt lyhytaikaiseksi tai se ei ole saavuttanut sille asetettuja tavoitteita. Lähdimme Valmennustriossa testaamaan Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeessamme, miten muutosagenttitoiminta saadaan vietyä osaksi järjestelmällistä toiminnan kehittämistä ja tukemaan organisaation muutoksia. Hankkeessa oli mukana kymmenen organisaatiota. Kaikkia organisaatioita yhdisti se, että heillä oli ollut, menossa tai tulossa isoja liiketoimintaan vaikuttavia muutoksia. Blogissani kerron kokemuksistamme, mitä hyötyä muutosagenttitoiminnasta työyhteisölle voi olla, miten sen saa toimimaan ja miten muutosagenttien avulla voidaan rakentaa työyhteisön luottamusta.
Miksi muutosagentit ovat mahdollisuus työyhteisölle
Hankkeessamme mukana olleet tiimit ideoivat ratkaisuja työyhteisön haasteisiin ja lähtivät toteuttamaan työyhteisön toimintaa parantavia kehittämistoimenpiteitä. Muutosagenttien tehtävä oli varmistaa kehittämistoimenpiteiden eteneminen yhteistyössä esimiesten kanssa. Muutosagenttien avulla henkilöstö osallistettiin toiminnan kehittämiseen ja muutoksien edistämiseen työyhteisössä. Ottamalla henkilöstö mukaan kehittämiseen hyödynnetään heidän hiljainen tieto kehittämistarpeista ja varmistetaan, että toiminnan kannalta kehitetään olennaisia asioita. Se lisää heidän vaikutusmahdollisuuksiaan ja saa heidät sitoutumaan paremmin toiminnan uudistuksiin.
Uskomme, että työntekijät tietävät, mitä työyhteisössä tulee kehittää, kun heille annetaan mahdollisuus kertoa ne. He osaavat myös tuottaa haasteisiin ratkaisuja ja lähteä toteuttamaan kehittämistoimenpiteitä käytännössä. Aluksi osa työyhteisöstä tarvitsee systeemin luomiseen ulkopuolista apua, mutta heti alusta alkaen on tärkeää, että toiminta luodaan osaksi työyhteisön arkea. Muutosagentit eivät voi olla erillinen toiminto, vaan osa järjestelmällistä toiminnan kehittämistä.
Työntekijät tuntevat parhaiten työyhteisön käytännön työn ja toiminnan. Siksi he ovat parhaimpia arvioimaan, mitä seurauksia suunnitelluilla muutoksilla on toimintaan, sekä mitä mahdollisuuksia ja haasteita ne tuovat. Ottamalla heidät mukaan tulevien muutosten suunnitteluun ja toteutukseen, saavutetaan suuremmalla todennäköisyydellä nopeammin ja paremmin muutoksen tavoitteet.
Edellytykset muutosagenttien toiminnalle
- Varmistetaan johdon sitoutuminen ja organisointi. Jotta muutosagenttitoiminta saadaan käyntiin, ensimmäinen edellytys on, että organisaation ylin johto sitoutuu sen toimintaan. Ylimmästä johdosta jonkun tulee vastata toiminnan organisoinnista ja kehittämisestä sekä säännöllisestä yhteydenpidosta agenttien kanssa.
- Määritellään selkeät roolit, vastuut ja toiminnan merkitys. Muutosagenttien toiminnan juurtumisen kannalta on erittäin tärkeää, että mietitään, mikä agenttien rooli on organisaatiossa ja mitä asioita he edistävät. Muutosagenteille tulee yhdessä sopia selkeät vastuut ja tavoitteet sekä miettiä aluksi myös toimenpiteitä, joilla ne saavutetaan. Raamien määrittelyn jälkeen agenteille kannattaa antaa vapaus toteuttaa tehtäväänsä parhaaksi katsomallaan tavalla ja luottaa heidän tekemäänsä työhön.
- Huolehditaan, että toiminnasta on hyötyä kaikille. Muutosagenttien toiminnasta tulee olla hyötyä kaikille: johdolle, esimiehille, työntekijöille, agenteille itselleen ja asiakkaille. Heti alussa on hyvä miettiä, mitä hyötyä kukin saa toiminnasta. Mitä esimerkiksi muutosagentit hyötyvät ja miksi he ovat toiminnassa mukana. Se antaa motivaatiota toimintaan ja kannattelee haasteissa.
- Tehdään yhteistyötä. Yhteistyö on muutosagenttitoiminnan ydin. Toiminnan tarkoitus on kehittää yhteistyötä eri osapuolien välillä ja saada lisääntyneen ymmärryksen avulla asiat toimimaan. Huolehditaan, että agentit saavat johdolta tarpeellisen tuen sekä koulutuksen toimintaan. On myös tärkeää, että muutosagentit toimivat johdon tukena henkilöstöä koskevissa asioissa. Sovitaan säännölliset yhteistyömallit johdon, esimiesten, työntekijöiden ja muiden avainhenkilöiden kanssa.
- Mahdollistetaan kokeilukulttuuri. Kun lähdetään rakentamaan uutta tapaa toimia, kannattaa hyväksyä, että heti ei löydetä parhaimpia toimintatapoja. Alussa toiminta on keskeneräistä ja kokeillaan erilaisia vaihtoehtoja, kunnes löytyy toimivin tapa. Kokeilukulttuuriin kuuluu, että kokeillaan, kerätään palautetta, jätetään toimivat asiat ja muutetaan toimimattomat. Sinnikkäästi toistetaan, kunnes saadaan koko ketju toimiaan. Kärsivällisyys on tässä lajissa hyve. Se kasvaa, kun muistetaan säännöllisesti juhlia onnistumisia.
Miten muutosagenttien avulla rakennetaan luottamusta
Muutosagentit voivat ottaa työyhteisössä roolikseen toimia sillanrakentajina johdon, esimiesten ja henkilöstön välillä. He voivat lisätä avointa ja tasavertaista keskustelua kaikkien osapuolien välillä. Luottamuksen ja avoimuuden rakentaminen eri keinoilla voi olla heidän ydintehtäviään. Usein se lähtee siitä, että tunnistetaan, missä meillä on kehittämistä ja mietitään ratkaisuvaihtoehtoja. Agentit voivat olla niitä, jotka lähtevät kokeilemaan erilaisia tapoja luottamuksen rakentamiseksi ja avoimuuden lisäämiseksi. Mitään valmista kaavaa siihen ei ole, koska työyhteisöissä on erilaisia haasteita ratkaistavana. Siihen auttaa, kun uskomme, että viisaus asuu työntekijöissä ja he löytävät oikeat keinot asioiden eteenpäin viemiseksi, kun heille on annettu mahdollisuus toimia ja tarvittava tuki.
Muutosagentit on hyvä ottaa mukaan ainakin isompien muutoksien suunnitteluun. Selvitämme muutoksen tukihankkeissamme työntekijöiden mielipiteet organisaation muutosprosessien onnistumisesta. Lähes aina kipukohteeksi nousee se, että työntekijöille ei ole kerrottu isoista muutoksista riittävän ajoissa tai riittävän paljon eikä heillä ole ollut mahdollisuutta osallistua muutoksen suunnitteluun. Muutosagentit ovat keino ottaa henkilöstön mielipiteet huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Agentit voivat olla myös niitä, jotka kertovat työyhteisölle tulevista muutoksista ja käyvät yhteistä keskustelua, miksi muutokset tehdään ja mitä käytännön toimenpiteitä ne tarkoittavat henkilöstölle. He osaavat kertoa niistä käytännönläheisesti työkavereilleen. Mutta se vaatii, että ensin he ovat käyneet keskustelun johdon kanssa ja itse saaneet luottamuksen tuleviin muutoksiin. Kun tällainen malli saadaan toimimaan työyhteisössä, se on iso mahdollisuus lisätä luottamusta johdon ja koko työyhteisön toimintaan.
Luottamus lisääntyy, kun asetetaan tavoitteet korkealle, kokeillaan, opitaan, kehitytään ja onnistutaan mahdottomissakin asioissa.
Virpi Ilmakangas
yritysvalmentaja, työnohjaaja
Virpi luennoi Tampereen Work goes happy -tapahtumassa Varalan urheiluopistolla 4.10. Hänen luentoaan ja tapahtuman lavaohjelmaa voi seurata myös etänä, #unelmientyöpäivä n webinaarissa.
