Johtaja, tunnista tiimisi hyvinvointiin vaikuttavat tekijät
Julkaistu: 4.2.2020 klo 06:15
Työyhteisöjen valmentajana olen päivittäin tekemisissä johdon, esimiesten ja tiimien haasteiden kanssa. Ongelmien muoto ja ilmentymä vaihtelevat, mutta kun haasteita lähdetään selvittämään, saman tyyppiset tarpeet ja puutteet näyttävät toistuvan tiimeissä toimialoista riippumatta. Taustalla on yleensä kolmen tason haasteet, jotka kannattaa tunnistaa ja puuttua niihin:
- Yksilöiden perusturvallisuus – jokainen työntekijä voi hyvin
- Tiimien toiminta – yhteistyö toimii ja perustyöt hoituvat
- Toiminnan kehittäminen – työllä on tavoitteet ja sitä kehitetään systemaattisesti
Tämä on myös tärkeysjärjestys. Työntekijöiden fyysinen ja emotionaalinen perusturvallisuus on kivijalka ja perusta kaikelle muulle tekemiselle. Kun kivijalka on kunnossa, muutkin asiat sujuvat. Toimii myös päinvastoin eli häiriöt kivijalassa näkyvät ongelmina työyhteisössä. Perusturvallisuudessa olevat häiriöt saattavat olla näkymättömiä ja juurisyitä voi olla vaikea saada esille. Mutta lähes aina, kun lähden purkamaan työyhteisön ongelmia, näihin asioihin liittyviä ongelmia nousee esille. Tyypillisimpiä taustalla olevia haasteita ovat, että asioista ei ole puhuttu riittävästi, esimies ei ole kuunnellut tai ymmärtänyt, ollut aidosti läsnä työyhteisössä ja puuttunut ongelmakohtiin, jolloin ongelmia on päässyt kasaantumaan.
Esimies, ole hereillä, kuuntele, kysy ja mittaa työntekijöiden hyvinvointia säännöllisesti. Käytä henkilöstökyselyjä, kysy miten sinulla menee ja miten meidän tiimillämme menee. Tapa voi olla vapaa, kunhan teet sitä säännöllisesti. Tärkeää on myös, että aidosti kuuntelet mitä sinulle kerrotaan ja reagoit niihin puutumalla asioihin. Siten voit ehkäistä monta isoa ongelmaa ja säästää niiltä omaa aikaasi ja energiaasi. Alla lista, jota voit käyttää esimerkiksi kyselyn tai kehityskeskustelun pohjana.
Tunnista yksilöiden perusturvallisuuteen vaikuttavat tekijät
Oikeudenmukainen ja tasavertainen kohtelu. Jokaisen työntekijän pitäisi kokea, että hän saa tasapuolista kohtelua ja kaikille työntekijöille pätevät samat säännöt. On erityisen tärkeää, että työn kuormitus ja vaativuus, sekä siihen suhteutettu palkkaus ja palkkiot ovat oikeudenmukaisia. Yhteisistä säännöistä ei pitäisi olla poikkeuksia kuin hyvin perustelluista ja läpinäkyvistä syistä. Joustot pitää toimia molempiin suuntiin: välillä työntekijä venyy ylitöihin ja välillä hän saa vapaata haluamanaan ajankohtana. Joustoista pitää pystyä neuvottelemaan ja sopimaan työnantajan kanssa.
Luottamus on kunnossa. Työntekijät voivat luottaa työnantajaan ja työnantaja työntekijöihin. Luottamus rakentuu isoista ja pienistä teoista. Esimerkiksi voimme luottaa, että virheistä ei rangaista eikä etsitä syyllisiä, epäonnistumisia sallitaan ja niitä käsitellään yhdessä oppimiskokemuksina. Voimme luottaa siihen, että henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä kannalta tärkeisiin asioihin, niistä sovitaan yhdessä ja sovitut asia pitävät. Luottamus on yksi tärkeimmistä mittareista, miten työyhteisöllä menee.
Ongelmat ratkaistaan yhdessä mahdollisimman nopeasti. On tärkeää, että ongelmat tunnistetaan ja tunnustetaan sekä käsitellään niiden kesken, keitä asia koskee. Kissat nostetaan pöydälle ja otetaan asiat puheeksi. On suuri merkitys sillä, millainen kulttuuri työyhteisössä on asioiden käsittelyssä: Onko ongelmia lupa nostaa esille? Mitä siitä seuraa, jos asioita nostetaan esille? Miten asiat ratkaistaan? Esimies on viime kädessä se, joka vastaa siitä, että ongelmat huomataan ja otetaan käsittelyyn. Esimiehen tehtävä on luoda luottamuksen kulttuuri, jossa ongelmista uskalletaan puhua ja halutaan löytää niille ratkaisuja. Ongelmien lisäksi on tärkeää huomioida ja keskustella myös tiimin onnistumisista. Mitkä asiat ovat menneet hyvin? Mitä tavoitteita olemme saavuttaneet? Missä olemme onnistuneet?
Työntekijöillä on työhön tarvittava osaaminen. Varmistetaan, että jokaisella työntekijällä on edellytykset tehdä työtään hyvin ja hänellä on siihen tarpeellinen osaaminen. Se vaatii säännöllisiä henkilökohtaisia ja tiimikohtaisia keskusteluja osaamisen tarpeista ja tarvittavia tukitoimenpiteitä kuten koulutus. Toimivassa työyhteisössä opitaan paljon myös työn äärellä tekemällä, kokeilemalla, jakamalla kokemuksia, opettamalla työkavereita ja oppimalla yhdessä esimerkiksi virheistä. Johtajan tulee varmistaa, että sisäisen oppimisen rakenteet ovat kunnossa ja oppiminen on mahdollista työn ääressä esimerkiksi kannustamalla työntekijöitä pitämään säännöllisesti yhteisiä oppimistunteja eri teemoista.
Viestintä toimii ja vuorovaikutus sujuu. Jos vuorovaikutus ihmisten välillä ei toimi, ei oikein mikään muukaan toimi kunnolla ja silloin ongelmia alkaa kertymään. Johdon tehtävä on varmistaa, että työyhteisössä on riittävän usein yhteisiä tilaisuuksia esim. viikko- ja kuukausipalaverit, joissa käsitellään työtekijöille tärkeitä ajankohtaisia asioita. Työntekijöille kulloinkin tärkeimmät asiat selviävät kysymällä, esimerkiksi viikkopalaverin alussa. Jokaisen työntekijän tulee myös saada henkilökohtaista keskusteluaikaa esimiehen kanssa ja tukea häneltä. Kannattaa myös varmistaa, että työntekijöillä on mahdollisuuksia keskinäisiin kohtaamisiin ja keskusteluihin riittäväsi. Vaikka aina ei puhuttaisi työasioista, keskustelulla luodaan yhteyttä toiseen ihmiseen ja tutustutaan häneen, jolloin seuraavalla kerralla työasioidenkin hoitaminen on helpompaa.
Huolehditaan työntekijöiden fyysisestä ja psyykkisestä hyvinvoinnista. Työyhteisön ja viime kädessä johdon tulee huolehtia, että työntekijät jaksavat, heillä on sopiva työmäärä, mieli on kunnossa ja he liikkuvat tarpeeksi. Jos huomataan hälytysmerkkejä, asiat otetaan keskusteluun ja huolehditaan, että on riittävät tukitoimenpiteet kuten keskustelu esimiehen kanssa tai ulkopuolisten kuten työterveyden asiantuntijoiden kanssa sekä kannusteet liikuntaan.
Varmista tiimin sujuva työntekeminen ja toiminnan kehittyminen
Kun yksilöiden perusasiat ovat kunnossa, työhyvinvointi paranee ja se on edellytys tulokselliselle tiimin yhteistyölle. Sujuva työntekeminen edellyttää, että jokaisella on selkeänä sekä tiimin että jäsenten tehtävät ja vastuut. Sen jälkeen kannattaa varmistaa, että yhteinen työntekemisen ketju on selkeä ja työtä sekä tehtäviä on sopiva määrä resursseihin nähden. Tiimien yhteistyötä parantaa myös yhteisesti sovitut toimintatavat ja pelisäännöt, joihin jokainen on päässyt vaikuttamaan. Esimiehen kannattaa huolehtia, että tiimin jäsenten yhteistyölle on kaikki mahdolliset edellytykset, tuki, kannusteet ja rakenteet. Paras tekemisen tulos syntyy aidossa yhteistyössä. Yhteistyötaidot määrittävät viime kädessä tiimin menestymisen.
Kaikki edelliset ovat edellytyksiä sille, että toimintaa kehitetään pitkäjänteisesti ja tiimillä on selkeä yhteinen päämäärä, jota kohti se etenee systemaattisesti. Jotta toiminta kehittyy, kannattaa varmistaa, että työntekijöillä on paljon vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja sen kehittämiseen. Tiimillä olisi hyvä olla koko ajan 1-3 työyhteisön toimintaan liittyvää kehittämiskohdetta, joilla on vastuuhenkilöt, sovitut toimenpiteet, aikataulu ja seuranta. Kun kaikki pääsevät valitsemaan kehittämiskohteita, varmistetaan, että kehitetään tiimin kannalta oikeita asioita.
Kun lähden tekemään yhteistyötä organisaatioiden kanssa, selvitän kyselyllämme, mikä tiimin tilanne on kaikilla kolmella tasolla ja mistä asioista lähdemme heidän kanssaan ensimmäisenä liikkeelle. Tiimit valitsevat itselleen kehittämiskohteet, joiden etenemistä seuraamme hankkeen aikana. Samalla vahvistamme myös työntekijöiden työyhteisötaitoja kuten vuorovaikutus- ja ongelmanratkaisutaitoja, jotka ovat olennaisimpia muiden asioiden etenemiselle. Koska tiimi ei voi yksin ratkaista kaikkia haasteita, autan hankkeen aikana myös esimiehiä ja johtoa tukemaan tiimejä niillä osa-alueilla, joihin johtamisella voidaan vaikuttaa. Työskentely kolmella asia- ja organisaatiotasolla on ollut tuloksellista ja vie työyhteisöä kohti yhteisiä tavoitteita.
Vastuullinen johto huolehtii työntekijöidensä hyvinvoinnista tunnistamalla siihen vaikuttavat tekijät ja puuttumalla olennaisiin asioihin.
Virpi Ilmakangas
yritysvalmentaja, työnohjaaja-kehittäjä-coach
Valmennustrio Oy
