1. Muista katsekontakti kohti kameraa. Näin luot hyvää ilmapiiriä, luottamusta ja saat muut kuuntelemaan. Sijoita kamera omien silmiesi korkeudelle ja vältä alaspäin vilkuilua, varsinkin silloin kun puhut. Sijoittamalla palaverin ikkunan ruudullasi lähelle kameraa helpotat katsekontaktin luomista ja ylläpitoa. Katsekontaktin puute on yksi etätapaamisten suurimmista haasteista. Ja video tietysti päällä kun olet läsnä, ellei ”näkymättömyyteen” ole erityisen tärkeä syy! Vai menisitkö henkilökohtaiseen palaveriin tai tapaamiseen mustaan säkkiin piiloutuneena?
2. Puhu hitaasti ja selkeästi. Käytä lyhyitä lauseita. Pidä tauko puheessasi tärkeän asian jälkeen. Näin painotat sanomaasi. Vastatessasi kysymykseen voit olla hetken hiljaa ennen vastaustasi, tämä osoittaa, että olet kuunnellut ja ajatellut asiaa. Älä puhu heti mikrofonin päälle laiton jälkeen, muutaman sekunnin odotus estää mahdollisen katkoksen puheesi aluksi.
3. Keskity kuuntelemaan. Älä puuhaile muuta samanaikaisesti sillä se näkyy ja usein myös kuuluukin muille osallistujille osoittaen välinpitämättömyyttä. Huomioi, että etätapaamisissa puhuja on korostetusti kaikkien muiden osallistujien tarkkailtavana. Ole siis aidosti läsnä ja aito oma itsesi myös etänä! Kuuntelun osoittaminen osoittaa myös arvostusta puhujaa ja hänen kertomaansa kohtaan.
4. Muista hymyillä ja käyttää tehostetusti kuunteluilmeitä ja -eleitä, ymmärtämistä ja toisen puheen myötäilyä korostavia eleitä, kuten pään nyökyttelyä ja kallistamista. Muiden kehonkielen peilaus luo positiivista tunnelmaa myös etäkontakteissa. Lähikontaktien puute korostaa tarvetta osoittaa muille kuuntelua ja empatiaa.
5. Kameran kuva rajoittaa eleiden näkymistä. Huomioi kuvan koko ja käytä eleitä, jotka muutkin osallistujat voivat nähdä.
6. Pidä hyvä ryhti ja nojaa mieluummin taakse kuin kameraa kohti. Muista myös persoonallisuus, ilmeikkyys ja eleet, sillä muuten voit olla vain ”puhuva pää”.
7. Tarkista taustasi! Neutraali ja siisti tausta lisää luotettavuutta. Virtuaalitausta (kuvat) ja taustan häivytys mahdollistaa etäosallistumisen lähes missä vain tilassa ilman suurempia järjestelyitä, mutta nämä voivat myös heikentää kuvan laatua ja kehonkielen näkymistä. Vältä kuitenkin taustana viivoja, ruudukoita ja liikaa huomiota vieviä kuvia.
8. Varaa rauhallinen tila etäkokouksia varten. Pehmeät pintamateriaalit kuten verhot vähentävät kaikuja, kun taas kaakeloidut seinät antavat helposti kolkon ja tunnistettavan äänimaailman. Tarkista myös valaistus. Luonnonvalo tai lämminsävyinen keinovalo kasvoihisi luo lämpimän värivaikutelman. Takaasi tuleva valo pimentää kasvosi.
9. Rauhoita hetki ja poista häiriöäänet. Kävely, autolla ajo tai lokkien kirkuna taustalla ei lisää luotettavuutta : )
10. Väärinymmärrysten riski kasvaa etäyhteyksissä. Keskeiset asiat on hyvä kerrata ja tehdä yhteenveto sovituista asioista ja päätöksistä tapaamisen lopuksi. On myös hyvä huomioida, että esimerkiksi huumori, sarkasmi tai ironia välittyy huonosti etänä.
11. Etäkohtaamiset vaativat todella paljon keskittymistä ja osallistujat väsyvät helposti. Tapaamiset ja webinaarien puheenvuorotkin on hyvä pitää mahdollisimman lyhyinä. Tapaamisen tai webinaarin vetäjän rooli onkin erityisen tärkeä ajankäytön ja sujuvuuden ylläpitäjänä.
12. Muista siisti ja huoliteltu ulkoasu, vaikka olisitkin etänä kotona tai mökillä. Olet aina itsesi sekä yrityksesi käyntikortti. Työpukeutuminen vie sinut myös työtunnelmaan.

Ja luonnollisesti muistamme normaalit hyvät tavat, esittäytymiset, esittelyt, kiitokset ja kohteliaisuudet myös etänä!

Lisävinkkejä kehonkielestä löytyy Kehonkielen ABC -Opaskirjastani; https://www.linkedin.com/pulse/kehonkielen-abc-opaskirja-niko-visuri

Antoisia etäpalavereita!

Niko Visuri, Mr. Body Language®