Mihin etätyön johtamisessa kannattaa kiinnittää huomiota?
Julkaistu: 1.10.2018 klo 06:15
Ajan ja paikan merkityksen vähentyessä työssä, johtamisen tarve ja rooli muuttuu. Johtamista tarvitaan edelleen ja painopisteen tulee siirtyä asioiden johtamisesta ihmisten johtamiseen. Jos esimies on aiemmin tottunut siihen, että esimiestyötä ja tehtävien jakoa on voinut tehdä spontaanisti toimistolla, tarvitaan nyt suunnitelmallisuutta ja proaktiivisuutta, jotta asiat sujuvat jatkossakin.
Mikäli työtä johdetaan tavoitteiden kautta, on selkeää millä perusteella onnistumista työssä mitataan ja tulokset – ei läsnäolo toimistolla – ratkaisevat, ei etätyön johtaminen ole sen kummallisempaa. Yllättävän usein ja yllättävän monessa tehtävässä edellä mainitut asiat eivät kuitenkaan ole sillä tasolla, että esimiehet kokisivat olonsa varmaksi työn tekemisen paikkojen lisääntyessä. Epävarmuus johtaa nuivaan suhtautumiseen etätyötä kohtaan ja lisää kontrollin tarvetta.
Käytän itse termiä etäjohtaminen. Etäjohtamiseen katson kuuluvaksi etätyön johtamisen lisäksi, hajautettujen tiimien ja organisaatioiden johtamisen sekä liikkuvan työn johtamisen. Monet ovat myös todenneet, että itse asiassa etäjohtamisen tunnusmerkit täyttyvät myös organisaatioissa, joissa työ tehdään samassa paikassa mutta eri vuoroissa. Seuraavassa listaan tärkeimmät asiat, joihin tulee kiinnittää huomiota. Huomaathan kuitenkin, ettei tämä ole kattava lista etäjohtamiseen liittyvistä asioista vaan enemmänkin se perustus, joka kannattaa rakentaa kuntoon.
Luottamus täytyy olla kunnossa joka taholla
Luottamus on perusedellytys. Kokemukset monista organisaatioista ovat osoittaneet, että kun työn tekeminen joustavammin sallitaan, tulee työntekijöille se tunne, että heihin luotetaan ja he haluavat olla luottamuksen arvoisia. Tärkeää on myös se, että esimieheltä löytyy luottamusta työntekijöihinsä. Mikäli esimiehellä ei luottamusta ole – on syytä pohtia, mistä se johtuu. Luottamusta tarvitaan myös ihmisten välille, jotta yhteistyö sujuu. Kyräily ja epäluulo muiden tekemisiä kohtaan nakertaa koko työyhteisön luottamusta ja kuormittaa erityisesti esimiestä.
Muutamia keinoja luottamuksen rakentamiseen:
- Selkiytetään tehtäväkuvat ja kirkastetaan tavoitteet
- Seurataan pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteita sekä tiimi- että kahden kesken pidettävissä palavereissa
- Sovitaan selkeät pelisäännöt tiimiin, jotta kaikki tietävät millä edellytyksillä etätyö on mahdollista ja miten tehdään yhteistyötä
- Käsitellään ristiriidat ja epäselvyydet heti kun ne ilmenevät
- Huomioidaan isot ja pienet onnistumiset ja juhlitaan niitä yhdessä
Huolehditaan yhteydenpidosta
Työn joustojen lisääntyessä yhteydenpito saattaa vähentyä. Keskustelu on tärkeä osa työtä yhä useammassa organisaatiossa ja etäisyyden lisääntyessä vuorovaikutus helposti vähenee, koska se koetaan hankalammaksi. Tutkimusten mukaan vuorovaikutus muuttuu myös asiakeskeisemmäksi, ja luottamuksen ja yhteistyön sujuvuuden näkökulmasta olisi tärkeää, että meillä on myös vapaamuotoista vuorovaikutusta työyhteisössä. Tärkeää onkin luoda uudenlaisia toimintatapoja yhteydenpidosta huolehtimiseen ja sujuvan vuorovaikutuksen varmistamiseen.
Muutamia keinoja yhteydenpidon ylläpitämiseen:
- Hyödynnetään yhteistyön mahdollistavia sovelluksia ja alustoja
- Sovitaan yhdessä käytäntöjä tehokkaaseen keskusteluun ja ajatusten vaihtoon
- Luodaan paikka kokemusten ja osaamisen jakamiseen
- Sovitaan yhdessä ajankohta, jolloin kaikki ovat toimistolla, esim. torstai aamupäivä
- Järjestetään myös tilaisuuksia, joissa tavataan kasvotusten
Kiinnitetään huomiota työyhteisötaitoihin
Nykypäivän työelämässä tarvitaan yhä enemmän sosiaalisia taitoja: kykyä vuorovaikuttaa erilaisten ihmisten kanssa, kykyä keskustella rakentavasti erilaisista mielipiteistä ja näkökulmaeroista, kykyä löytää yhteiset ratkaisut tai kompromissit ja tehdä yhteistyötä. Työn ja kommunikoinnin siirtyessä yhä enemmän välineisiin (videopalaverit, pikaviestit, sisäiset sosiaaliset mediat ym. keskustelualustat) tarvitsemme entistä enemmän näitä ns. metataitoja, sillä mahdollisuus väärinkäsityksiin ja ristiriitojen syntymiseen on paljon suurempi. Erään kansainvälisen konsulttiyhtiön mukaan tiimit, joita on valmennettu yhteistyöhön ja toimimiseen erilaisten ihmisten kanssa, suoriutuvat jatkuvasti muita tiimejä paremmin.
Muutamia keinoja työyhteisötaidoista huolehtimiseen :
- Järjestä tiimin yhteistyön kehittämisen tähtääviä tilaisuuksia/valmennuksia
- Lisää ymmärrystä erilaisista käyttäytymis- ja vuorovaikutustyyleistä tiimissä
- Hyödynnä arviointeja sosiaalisten taitojen mittaamiseen palkatessasi uusia tiimin jäseniä
- Arvioi nykyisten tiimin jäsenten osaamista ja järjestä mahdollisuuksia kehittää taitoja
- Ottakaa tavoitteeksi kehittää työelämätaitoja yhdessä toisianne sparraten
Ulla Vilkman, modernin työelämän kehittäjä
