Vastuuta ajanhallinnasta jaettava asiantuntijalta koko organisaatiolle
Julkaistu: 13.3.2018 klo 06:05
Kiire syntyy sosiaalisesti, mutta ajanhallinta on henkilökohtainen taito, kirjoittavat Tampereen yliopiston tutkijat Alusta-lehdessä. Tutkijoiden mukaan ajanhallinnasta on tullut peräänkuulutettu työelämätaito, jonka opettelu jää usein vapaa-ajan puolelle. Kaikilla on kiire, mutta vain jotkut osaavat hallita aikaansa. Voi niitä, joilla tätä taitoa ei ole.
Alusta-lehden kirjoitus tarjosi virkistäviä näkökulmia ajanhallintaan. Olin mukana Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa (2014-2016), joka tarkasteli ajankäyttöä asiantuntijatyössä. Hankkeen yhtenä tavoitteena oli tuottaa käytännön ratkaisuja ajankäytön ongelmiin. Kahlasin hankkeen aikana läpi lukemattomia ajanhallinnan oppaita. Esitellyissä tekniikoissa nostettiin vain harvoin esiin tekijöitä, jotka ovat yksilön vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella.
Ajanhallinnan gurujen ajatteluun perehtyneenä on helppo yhtyä Alusta-lehden artikkelin ajatuksiin. Ajan (toivottavasti pian muuttuva) henki on, että ajanhallinta kuuluu henkilökohtaisen vastuun piiriin ja ajanhallinnan taidot ilmentävät osin sitä, kuinka tehokas tai tuottava työntekijä on. Tavallaanhan tämä on luontevaa, sillä asiantuntijatyöhön liittyy keskeisesti ajatus autonomiasta, itsenäisyydestä myös suhteessa työn aikatauluihin.
Mutta kuinka itsenäistä työ ja ajankäyttö asiantuntijatyössä on? Lähes kaikki tekemämme on tavalla tai toisella sidoksista, kietoutunut yhteistyötahojen aikatauluihin, asiakkaiden tarpeisiin ja organisaation tapaan järjestää työ. Työtä leimaa lisääntyneet keskinäiset riippuvuudet, ja toimintaympäristöt muuttuvat samaa tahtia kuin työn ja vapaa-ajan raja haalenee.
Ajatus, että kaiken saa tehtyä, kunhan vain seuraa tiettyä ajanhallinnan menetelmää on haitallinen ja turhaan syyllistäväkin myytti. Nopeasti muuttuvassa työelämässä kukaan ei hallitse aikaansa yksin.
Ajanhallinnan näkökulmasta tilanne edellyttää, että asiantuntijan harteille kasattua taakkaa jaetaan. Ajankäytön ongelmat syntyvät usein monen tekijän yhteisvaikutuksesta. Ne voivat liittyä esimerkiksi työn prosesseihin tai johtua resursseihin nähden yksinkertaisesti liian suuresta työmäärästä. Kenties yksittäiset asiantuntijat voivat hyötyä omaa työtä tehostavista tekniikoistakin.
Ajankäytön ongelmia kannattaa siksi ratkoa yhdessä. Parhaiten ajanhallintaa tukee, kun aika ymmärretään rajalliseksi resurssiksi läpi koko organisaation. Aikaan kunnioittavasti suhtautuva työnantaja turvaa asiantuntijatyön tärkeimmän voimavaran, ajattelutyön, laatua.
Työterveyslaitoksella on kehitetty ratkaisuja, joissa vastuuta ajanhallinnasta asiantuntijatyössä jaetaan. Fokus kateissa, aika palasina -opas lähestyy ajanhallinnan kysymyksiä organisaation yhteisesti ratkaistavina ongelmina. Aika & fokus -verkkovalmennus lisää koko työyhteisön ymmärrystä ajankäyttöön liittyvistä kysymyksistä. Verkkovalmennus on maksullinen, opas on vapaasti ladattavissa.
Kirsi Yli-Kaitala, tutkija, Työterveyslaitos
