Miten avoin sisäinen viestintä lisää työhyvinvointia?

Julkaistu: 21.2.2017 klo 15:07

Työhyvinvoinnille tapahtuu ihmeitä, kun työpaikalla aletaan viestiä kaikkien työntekijöiden kesken avoimesti yhteisötyökalun kautta samaan tapaan kuin viestimme työpaikan ulkopuolella sosiaalisessa mediassa! Yhteisötyökaluja, eli alustoja yrityksen sisäisen somen perustamiseen ovat esimerkiksi Yammer, Slack ja Facebookin kehittämä Workplace. Yhteisötyökalun voi ymmärtää parhaiten sähköpostin korvaajana: kukapa meistä enää kommunikoisi vapaa-ajallakaan ystävien kanssa sähköpostien välityksellä, kun voi perustaa ryhmän Facebookkiin tai WhatsAppiin tai postata viestin koko seuraajajoukolle ja koko maailmalle Twitterissä.

Työhyvinvointia luovat palkkiot lisääntyvät

Mitä sitten tapahtuu, kun jokin yhteisötyökaluista on onnistuneesti lanseerattu koko organisaation käyttöön?

Ihmiset alkavat auttaa toisiaan pyyteettömästi – myös niitä, joita eivät vielä tunne
Joka päivä oppiminen kiihtyy, kun asiantuntijat keskustelevat avoimesti, eikä arvokas hiljainen tieto jää sähköposteihin
Ihmiset kokevat tittelistään riippumatta olevansa osa palveluiden ja tuotteiden kehittämistä
Eriarvoisuus tiedon saannissa poistuu
Ihmiset kiittävät ja kehuvat toisiaan avoimesti
Ihmiset oppivat tuntemaan toisensa yli organisaatio- ja toimipaikkarajojen
Työrauha palaa, kun sähköpostien päivittäinen määrä tippuu viidestäkymmenestä viiteen ja kokouksia tarvitaan vähemmän. Parhaiden osaajien chat-ikkunat eivät enää vilku, kun kysymyksiin tarvitsee vastata vain kerran eikä jokaiselle erikseen

Työstä tulee siis sisäisen somen avulla stressittömämpää ja työstä saatavat palkkiot lisääntyvät. On tärkeää, että ihminen kokee saavansa työstään yhtä paljon kuin antaa. Yhteisöllinen viestintä tuo ainakin seuraavia ei-aineellisia palkkioita:

mahdollisuus kehittyä
sosiaaliset suhteet
arvostus ja kiitos
tunne siitä, että on tärkeä
vaikutusmahdollisuudet omaan työhön.

Kaikki edellä mainitut asiat ovat tärkeitä työhyvinvoinnin tekijöitä. Sitäkään ei voi vähätellä, että sisäinen some kasvattaa työhyvinvoinnin lisäksi myös organisaation tuottavuutta, tehokkuutta ja innovointikykyä. Avoin viestintä luo tehokkuutta ja tuottavuutta positiivisilla keinoilla toisin kuin perinteiset keinot eli henkilöstön vähennykset!

Avoimen viestinnän hyödyt työhyvinvointiin ovat mitattavissa helposti seuraamalla sairauspoissaolojen vähenemistä ja henkilöstön työtyytyväisyyttä henkilöstökyselyn avulla.

Henkilöstöjohdon ja henkilöstön kehittäjien tärkein asia vuonna 2017

Sisäinen viestintä on yleensä nähty viestintäosaston asiana, mutta yllä mainituista syistä johtuen haluan tuoda sanoman henkilöstöasiantuntijoille: Yhteisöllisen viestinnän tuominen organisaatioon on henkilöstöjohdon ja henkilöstön kehittäjien tärkein asia vuonna 2017!

Jos siis työpaikallanne ei vielä ole aloitettu yhteisöllistä viestintää, tai ainakaan siitä ei ole tullut koko organisaation yhteinen juttu, on aika toimia!

Miten viestintäkulttuuri muutetaan avoimeksi?

Onnistunut viestintäkulttuurin muutos vaatii huolellisen muutosprojektin sekä teille sopivan yhteisötyökalun. Yhteisötyökalut ovat sosiaalisen median käyttäjille hyvin tutun oloisia ja helppokäyttöisiä, ja siksi usein erehdytään luulemaan, että työpaikalla yhteisötyökalua opitaan käyttämään itsestään. Näin ei kuitenkaan tapahdu, koska työpaikan yhteisötyökalua käytetään niin eri tarkoituksiin kuin julkista somea. Tärkeintä työpaikan somessa ovat selkeät, sovitut käyttötavat ja ryhmät, jotka jo nimensä perusteella ohjaavat keskustelun oikeaan paikkaan. Tärkeää on myös, että kaikki työntekijät ovat mukana, koska vain sillä tavalla saadaan koko organisaation osaamispääoma yhteiseen käyttöön.

Muutosprojektin tarkoitus on innostaa ja sitouttaa mukaan muutokseen jokainen työntekijä johtoa myöten. Yhteisötyökalusta pitää tehdä työpaikan virallinen viestintäväline, jonka käyttöönotolle on yhdessä hyväksytty tarkoitus.

Ihmisten toimintamalleja on vaikea muuttaa, kun sähköpostia on käytetty jo 20 yli vuotta työviestinnässä, mutta kun työntekijöille tarjotaan mahdollisuus itse oivaltaa, miten paljon helpommin jokin työtehtävä sujuu sisäisen somen kautta, toimintamallit muuttuvat pikkuhiljaa. Tämän vuoksi muutosprojektin tavoitteena on löytää ne tiedonkulun lukot, joihin yhteisötyökalu tarjoaa helpotuksen välittömästi! Usein esimerkiksi asiakaspalvelua tekevät kokevat välittömän hyödyn, kun saavat koko organisaation tuekseen, eikä aina tarvitse saada kiinni jotain tiettyä asiantuntijaa.

Tärkeää muutosprojektissa on myös kouluttaa organisaation johto ja esimiehet uusiin, avoimiin viestintätapoihin sekä siihen, mitä mahdollisuuksia sisäinen some tarjoaa johtamiseen. Jos some-maailma on johdolle vieras, avoimen viestinnän aloittaminen on varmasti vaikeaa ilman koulutusta.

Kyseessä on siis iso ja innostava muutosprojekti, joka mullistaa työnteon yhtä isosti, kuin sähköposti teki sen 20 vuotta sitten! Nyt, vuonna 2017, työtä ei enää tarvitse tehdä yksin sähköpostia kahlaten!

—-

Heidi Selkäinaho on 1.3.2017 aloittavan avoimen viestinnän konsultointi- ja valmennusyrityksen Somepoint Oy:n toimitusjohtaja, jonka missiona on tuoda yhteisöllinen viestintä jokaiseen työpaikkaan! Heidi voitti WGH:n kilpailun (https://www.wgh.fi/kilpailu/) aloitteleville työhyvinvointialan yrittäjille ja lunasti voitosta oman ständipaikan sekä puheenvuoron WGH17:ssa.

—

Kiitos WGH hienosta mahdollisuudesta osallistua vuoden tärkeimpään tapahtumaan!

Heidi Selkäinaho